ProjectPoint

Het probleem

ProjectPoint beheert een groeiend portfolio van huurwoningen. Maar hun dagelijkse operatie was verspreid over losse tools: spreadsheets voor onderhoud, e-mailthreads voor communicatie met huurders, aparte systemen voor leaseadministratie. Niets was met elkaar verbonden. Informatie ging verloren tussen stappen, reactietijden leden eronder, en naarmate het portfolio groeide, werden de scheuren groter.

Daar bovenop was gevoelige huurder- en vastgoeddata verspreid over platformen met inconsistente beveiligingsmaatregelen. ProjectPoint had een enkel systeem nodig dat alles aankon: vastgoedbeheer, huurderscommunicatie, onderhoudstracking en databeveiliging. Geen verzameling workarounds, maar een echte applicatie gebouwd voor hoe ze daadwerkelijk werken.

Hoe we het aangepakt hebben

Dit was geen websiteproject. Het was een productbuild. We pasten onze Build Sprint-methodologie toe over een gefocust traject van zes weken, te beginnen met een diepgaand begrip van ProjectPoint's interne workflows. We zaten met het team samen, brachten elk proces in kaart, identificeerden waar tijd verspild werd, en definieerden wat het platform moest doen voor er een regel code geschreven werd.

Het kernsinzicht: ProjectPoint had geen software nodig die hun bestaande proces nabootst. Ze hadden software nodig die de kapotte delen vervangt en de rest verbindt.

Onze aanpak

Een custom full-stack applicatie gebouwd met Next.js. Geen WordPress-site met plugins. Geen no-code tool die tot het uiterste wordt opgerekt. Een echte applicatie met rolgebaseerde toegang, veilige authenticatie en een database-architectuur ontworpen voor het soort data dat vastgoedbeheer genereert. De frontend geeft het team een strakke, snelle interface voor dagelijkse operaties. De backend handelt de complexiteit af die ze niet hoeven te zien.

Gecentraliseerd vastgoed- en huurdersbeheer. Elk pand, elke huurder, elk huurcontract, elk onderhoudsverzoek zit op een plek. Het team kan het volledige beeld van elk pand in seconden zien: huidige huurder, leasestatus, openstaande onderhoudstickets, communicatiegeschiedenis. Geen schakelen meer tussen tools om samen te puzzelen wat er speelt.

Gestroomlijnde huurderscommunicatie. Huurders kunnen onderhoudsverzoeken indienen, updates bekijken en communiceren met het beheerteam via het platform. Geen eindeloos heen-en-weer via e-mail of telefoontjes die niet worden bijgehouden. Elke interactie wordt gelogd, elk verzoek heeft een status, en niets valt tussen wal en schip.

Beveiliging als fundament, niet als bijzaak. Huurdersdata, financiele gegevens, leasecontracten. Dit is gevoelige informatie. Het platform is gebouwd met goede authenticatie, rolgebaseerde machtigingen, versleutelde dataopslag en veilige toegangscontroles. Vanaf het begin, niet er later bij geschroefd.

Het resultaat

In zes weken ging ProjectPoint van gefragmenteerde tools en handmatige processen naar een enkel platform dat hun hele operatie draait. Onderhoudsverzoeken worden sneller bijgehouden en opgelost. Huurderscommunicatie heeft een paper trail. Het team besteedt minder tijd aan admin en meer tijd aan het werk dat het portfolio daadwerkelijk laat groeien. En het platform is gebouwd om met hen mee te schalen naarmate er meer panden bijkomen.